Cómo formar una PYME

La sigla PYME significa “Pequeña y mediana empresa”, pero el eslabón inicial son las micro empresas y los emprendedores que están iniciando un negocio. En las categorías de mediana, pequeña y microempresa quedan todas aquellas compañías y/o emprendimientos que declaren ventas anuales inferiores a 100.000 UF y/o que empleen menos de 200 trabajadores.

TIPO EMPRESA-MONTO APROX. MENSUAL VENTAS ($)-N° TRAB.
MICRO-4.500.000-1 A 9
PEQUEÑA-47.000.000-Entre 10 y 49
MEDIANA-188.000.000-Entre 50 y 199
GRANDE-MÁS DE 188.000.000-200 y más

Actualmente un 65% de los ocupados en Chile trabaja en una Mipyme (Micro, pequeña y mediana empresa). Asimismo, 7 de cada 10 empleos creados durante los últimos 12 meses provienen de las empresas de menor tamaño.
En Chile se estima que las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme) superan las 800 mil y constituyen el 98% del universo de empresas existentes en el país. Asimismo, durante los últimos 12 meses las Mipymes generaron el 80% del total de empleos asalariados a nivel nacional.

Pese a los anterior, en Chile muy pocos emprendedores del segmento PYME tienen capacitación formal para administrar su propia empresa, factor que ocasiona que un alto porcentaje de los negocios fracasen en sus primeros dos años de vida.

Los dueños de empresas pequeñas tienen un trabajo muy desafiante. Muchos propietarios se deciden por una industria porque se ajusta a su pasión o a algo en lo que son buenos, pero lo que muchos emprendedores no comprenden es que se necesita mucho más que ser bueno en una industria en particular para llevar adelante un negocio.

La mayor parte del tiempo, como dueño de una pyme necesitará cumplir muchos roles: visionario, desarrollo de productos, publicista, contable, secretario, conserje y más. Es por eso que el sentirse abrumado es algo que puede ocurrir en cualquier momento.

La mayoría de las PYMES que no son rentables es porque experimentan problemas serios en la forma cómo organizan el trabajo diario. Lo que se puede observar en negocios donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe realmente que es lo que tiene que hacer.

Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera.
Por ello, una buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas. Estos son algunos pasos para lograrlo:

1. Tener claro los objetivos
El primer paso para darle una estructura a su PYME es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.

2. Tener claros los recursos de la PYME
El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuáles son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.

3. Hacer una lista con las actividades a realizar
Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la PYME. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera.

4. Divida estas actividades en unidades
Especifique en qué consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.

5. Asigne cada actividad a la persona idónea
Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide y están de acuerdo.

6. Elija al líder
En las PYMES, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos intermedios.

7. Mantenga al día la organización de SU PYME.
Esté atento a los cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa según sus necesidades.

8. Desarrolle un equipo
Incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo y si lo intenta perderá el foco de por qué empezó ese negocio en primer lugar. Asegúrese de que tiene un equipo de personas con conocimientos que le ayuden a administrar la empresa, por lo tanto vale la pena el gasto de hacerlo bien desde el comienzo.
Si no está seguro de comprender que es lo que necesita, comience haciendo una lista de las actividades que:
• No quiere hacer
• No sabe cómo hacer
• Sabe cómo hacerlas pero no tiene el tiempo para hacerlo

9. Documenta tus procesos
Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y Apple comenzaron como negocios pequeños. Asegúrese de que está preparado ante cualquier crecimiento que su negocie experimente.
Revise los procesos y procedimientos que cada uno en su organización lleva a cabo y documéntelos. Esto le ayudara a:
• Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta. Además contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las políticas.
• Tener la habilidad de manejar la situación cuando alguien se vaya de la empresa.
• Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.
• Hacer crecer el valor del negocio. ¿Sabía que la mayoría de los inversores de negocios no quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del dueño? Por lo tanto, si cuenta con sistemas solidos bien documentados, aumenta significativamente el valor de su negocio.

10. Cuidarse
Es fácil sentirse consumido cuando tiene un negocio que sacar adelante. Asegúrese de dejar un tiempo para si mismo. Los empresarios más exitosos toman vacaciones y tiempo para recargar las baterías.
Es verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista nunca termina. Sin embargo si no das a tu cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que hagas no serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en una forma distinta energiza e inspira.
Cuando se es emprendedor y/o dueño de una pequeña empresa, simplemente no hay tiempo para dedicarse a actividades administrativas.

Fuente: www.iniciatupyme.cl

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