EL CONTROL DE LA ASISTENCIA

El artículo 33 del Código del Trabajo obliga al empleador a llevar un registro para controlar la asistencia y las horas trabajadas por los empleados. Dicho registro es fundamental para: Determinar la asistencia del trabajador, determinar las horas trabajadas, determinar los descansos otorgados dentro de la jornada de trabajo diaria, semanal, mensual y anual.

La forma utilizada para llevar el registro puede consistir en un libro de asistencia, en un reloj control con tarjeta de registro, en un dispositivo electrónico computacional en que el trabajador utilice una tarjeta con cinta magnética, o un sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar.

Todos los sistemas de control de asistencia deben cumplir con lo dispuesto el artículo 20 del Reglamento N°969 de 1.933, aún vigente, esto es, el empleador deberá sumar al término de cada semana, las horas que cada dependiente registre en el sistema, quién debe firmarlo en señal de aceptación, lo que resulta particularmente importante para el cálculo de las horas extraordinarias trabajadas, para lo cual debe sólo tomarse en cuenta las horas trabajadas en cada semana, sin posibilidad de compensar las horas trabajadas en una semana con las de otra.

Además, el registro de asistencia debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de los servicios, y debe efectuarse personalmente por el trabajador.

Los registros de asistencia mediante reloj control, tarjeta magnética o biométrico deben cumplir los siguientes requisitos:

1.- Permitir el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo.

2.- Utilizar el Rut u otro número que identifique al trabajador (no aplica en el caso de los dispositivos biométricos), dicho número identificatorio debe constar en la tarjeta.

3.- El sistema debe entregar reportes semanales que contengan la sumatoria de horas trabajadas por cada trabajador, quienes deben firmarlo en señal de aceptación.

4.-  Que posibilite la entrega diaria de un comprobante impreso de asistencia (para lo cual debe tener asociado un elemento que permita la impresión).

5.- El dispositivo debe permitir registrar y guardar por un período mínimo de 12 meses, a lo menos 4 eventos por trabajador (2 entradas y dos salidas diarias) y una batería con una autonomía de 24 horas en caso de corte de luz.

6.- En caso que se utilice un software, este debe asegurar un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado por un organismo competente.

Una forma correcta de llevar el libro de asistencia debería contemplar, entre otras, las siguientes consideraciones mínimas:

  •  1.- Individualización del Trabajador (Nombre, Apellido, Rut).
  •  2.- Señalar la hora de entrada y de salida diaria de forma legible.
  •  3.- Firma del trabajador en cada una de las anteriores.
  •  4.- Ausencia de enmendaduras,  borrones y firmas en blanco o anticipadas.
  •  5.- Suma de las horas trabajadas semanalmente con la correspondiente firma del trabajador en señal de aceptación.

No es obligatorio, ni necesario que quede registrado el descanso dentro de la jornada de trabajo destinado a colación.

La responsabilidad por el uso correcto del sistema de control de asistencia es del empleador, quien tiene como herramienta el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, pudiendo establecer en él, las normas relativas a la forma en que debe utilizarse dicho sistema, cuya inobservancia puede ser sancionada hasta con multas a beneficio fiscal del 25% de la remuneración diaria. Una adecuada capacitación a los trabajadores en la forma correcta de registrar la asistencia y el asignar la supervisión de la misma a una persona (Jefe de Local, Jefe de Sala, Encargado de RRHH) es siempre recomendable.

A la luz de lo expuesto, y para evitar las recurrentes multas por llevar de manera incorrecta el control de asistencia, resulta aconsejable utilizar los métodos más modernos de control, evitando el Libro de Asistencia, que es más susceptible de llevarse de manera inadecuada o de extraviarse.

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