¿Cómo administrar una pyme?

  • El control de ingresos y gastos, el endeudamiento y saber cuándo dar el paso siguiente hacia un negocio de mayor envergadura, son algunos de los aspectos que pueden marcar la diferencia entre la caída y la consolidación de una idea comercial.

 

Dejar atrás el temor al fracaso y tomar la decisión de hacerlo, es el primer paso para emprender. Motivado por un deseo de independencia y una buena idea, comenzar desde cero puede ser una tarea relativamente sencilla o, por el contrario, un verdadero dolor de cabeza.

La experiencia indica que el tamaño de los desafíos van asociados al volumen y función del negocio. Un pequeño empresario, por ejemplo, tendrá que hacerse cargo de las ventas, despacho, financiamiento, administración y crecimiento… todo al mismo tiempo. Y sólo o con poco personal.

“Lo primero que se debe tener en cuenta al proyectar una pyme, es realizar un buen plan de negocios”, asegura Carlos Maquieira, decano de la Facultad de Administración y Negocios de la Universidad Autónoma de Chile.

No es sólo un documento de qué se piensa hacer, sino, el detalle de cómo hacerlo; desde la situación actual, con los recursos disponibles, hasta una determinada posición en el futuro.

Las ventas, el marketing, las finanzas y la proyección de la rentabilidad, son los pilares de esta etapa; una hoja de ruta para los próximos tres o cinco años. No es algo en extremo difícil, pero requiere dedicación y una actualización permanente. Es, en definitiva, en lo primero que hay que invertir.

FINANCIAMIENTO

“Uno de los errores más comunes, es hacer una proyección equivocada del mercado o sobre estimar los niveles de venta, pues eso distorsionará toda la estrategia posterior. También es usual no considerar aspectos regulatorios y elaborar un análisis financiero incorrecto”.

En la búsqueda de financiamiento, muchos emprendedores recurren a la banca privada. Otros, para conseguir más capital, prefieren -o sólo pueden- incorporar a otras personas naturales.

Trabajar con amigos o familiares, por ejemplo, obliga primero a que “las sociedades deben estar constituidas”, dice enfático. “Hay definiciones básicas que nunca se pueden obviar en este proceso: Las funciones de cada uno, salarios, reparto de utilidades e incorporación de nuevos socios”.

El aspecto legal de una pyme, además del tributario y contable, es uno de los que según Maquieira, siempre debe quedar en manos de asesores.

La contabilidad es el sistema de información más completo, riguroso y confiable que puede manejar una empresa, cualquiera sea su tamaño. Su propósito es apoyar la gestión, generando información relevante para la toma de decisiones y el control.

Es lo que el académico de esta casa de estudios, magíster Heriberto Ramírez, denomina “profesionalizar la función contable”.

LOS IMPUESTOS

Lejos de ser un mal necesario o una obligación fiscal para evitar infracciones y multas se trata, a su juicio, de un factor indispensable para la buena marcha de una pequeña o mediana empresa.

“Las decisiones adecuadas en materia de negocios, son las que están respaldadas por información completa, veraz, rigurosa y oportuna, que justamente proporciona el sistema contable”, dice Ramírez.

Esto significa “asignar funciones y entregar responsabilidades a los diferentes actores relacionados con esta área, así como supervisar que efectivamente se cumplan. Ello implica también ‘presionar’ al contador externo para que se involucre en la gestión y suministre los insumos en tiempo y forma”.

Para él, este ejercicio requiere “controlar o auditar la gestión contable en forma periódica, revisando el apropiado manejo documentario y la correcta aplicación de las normas contables, tributarias y financieras, tanto nacionales e internacionales como la IFRS”.

Es aquí cuando surge la necesidad de invertir en tecnología computacional o en capacitación.

Las reformas tributarias del 2014 y 2016, crearon nuevos regímenes de renta y ciertos beneficios impositivos para las pymes, como la postergación del pago del IVA y un sistema de tributación simplificada conocida como 14 Ter.

Todo ello da lugar a un escenario que, al menos en este ámbito, confirma que la asesoría es clave.

En este tema, el especialista en tributación, José Aicón (docente de la Universidad Autónoma de Chile), sugiere acogerse al sistema de tributación simplificada, que aplica para una empresa individual o EIRL con ventas de hasta 50 mil UF -cerca de mil 300 millones de pesos-, entre otros requisitos. “Hace más sencillo y menos costosa la determinación del Impuesto a la Renta, al que están afectas las pymes”, asegura.

Bajo este esquema, los contribuyentes del Artículo 14 Ter, de la Ley de Impuesto a la Renta, declaran y pagan los impuestos de Primera Categoría y Global Complementario, sobre la base de los ingresos anuales netos percibidos o devengados; es decir, los ingresos menos egresos.

CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS

Esto permite un registro contable en formato electrónico, eximiéndose de algunas obligaciones de la contabilidad completa, como los libros de contabilidad, balances y la deducción inmediata de las inversiones e inventarios.

“Se puede optar por este régimen y llevar los registros a través del portal MIPYME, en la oficina virtual del Servicio de Impuestos Internos, o bien mantener los sistemas tradicionales asociados a registros de ingresos y egresos en un libro destinado a esos fines”, sostiene Aicón.

Uno de los errores más comunes es la ausencia de controles, lo que según él lleva a fallas en la operación de la organización. “Hay que tener manejo de gastos, de ventas, inventarios y producción. Ese mismo control se debe tener con la documentación contable y tributaria, ya que es el sustento para determinar la base imponible de los impuestos”.

“Con frecuencia las pymes no contemplan el tema de la planeación. Más bien van solucionando las cosas según se presentan, sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento”, indica el especialista.

“Para evitar todo esto, es ideal que a la primera oportunidad se contrate al personal suficiente para la contabilidad, producción, ventas, recepción, logística, etcétera”.

Todo ello requiere mucho trabajo, no sólo previo al inicio del negocio, sino sobre todo una vez que ya está en funcionamiento, lo que hace imprescindible una adecuada definición de funciones y responsabilidades del equipo -si se cuenta con uno- bajo criterios de relevancia, necesidad y sobre todo eficiencia.

El profesor Heriberto Ramírez señala que: los horarios “deben ser establecidos en concordancia con el volumen de actividades. No pueden ser jornadas insuficientes para la carga de trabajo, pero tampoco innecesariamente extensas o que sobre exijan  la capacidad de las personas”.

Por el contrario, deben adaptarse a los requerimientos del desarrollo del negocio. “Y en una etapa inicial de despegue, estos pueden ser mayores”.

“En todos los casos, los horarios del micro o pequeño empresario y sus cercanos, deben ser fijados con claridad y difundidos entre ellos, porque eso hace posible una mejor coordinación de tareas y sirve además como ejemplo de democracia interna, pues todos deben cumplir con sus obligaciones horarias”.

OJO CON EL ENDEUDAMIENTO

¿Cuándo, entonces, decidir sobre la contratación de empleados? Según Carlos Maquieira, una buena señal es cuando se detecta que la proyección actual es mayor que la inicial.

“Si ese es el caso, es necesario reevaluar el plan de negocios de acuerdo a las nuevas condiciones del mercado cuidando, especialmente, que el endeudamiento se mantenga en un nivel que permita seguir creciendo hasta llegar a ese estado proyectado”.

O podría ocurrir al revés. Que los problemas de administración deriven en una disminución de las ventas, la rentabilidad o el patrimonio. Incluso las deudas pueden ser un factor crítico.

“Y si el valor presente de los activos es inferior al valor de la deuda, es momento de cerrar el negocio”, enfatiza.

Nadie esperaría que eso ocurriera, es el peor escenario, pero no por esto es menos probable cuando se habla de poner en marcha una idea de negocios.

Por lo mismo, atender las sugerencias de expertos podría acercar el camino a convertirse en una compañía consolidada, hasta con probabilidades de diversificarse y llegar a nuevos mercados. Mal que mal, ese es el sueño de todo emprendedor.

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