Mejoramiento de procesos para nuestras empresas.

Uno de los temas críticos para que nuestros negocios tengan estabilidad en el tiempo, es no descuidar el adecuado funcionamiento de los procesos y el control de la gestión. Para saber un poco más sobre este tema, conversamos con la empresa Reordénate, que hoy está dando una asesoría integral a una prestigiosa cadena de panaderías, socia de nuestro gremio.

Claudio Toro Isla,  socio y consultor, nos comenta que la empresa nace el año 2009, con el objetivo de apoyar la gestión del canal Horeca. Es decir, a hoteles, restaurantes y negocios de catering, en la optimización, re-estructuración y estandarización de sus procesos, tanto a nivel administrativo como de operación, de modo de poder maximizar los recursos existentes y generar un aumento en la rentabilidad, mediante de la disminución de los costos.

Desde sus inicios, se enfocaron principalmente en las necesidades centrales que tienen gran parte de las empresas. Esto es, en optimizar y controlar las áreas críticas, con un enfoque marcado por la gestión de procesos, tanto en el área de la administración como en el apoyo a la operación. “Nuestra idea es mejorar la gestión con herramientas de control, provocando en la organización un real impacto en la rentabilidad en el mediano plazo”.

PANADERÍAS

Consultado sobre cuáles son las mayores brechas que han detectado en las panaderías, nos explica que se han encontrado con “empresas que tienden a presentar un crecimiento inorgánico, donde las áreas de apoyo a la operación, como el abastecimiento, los recursos humanos y las finanzas, presentan un menor crecimiento que el resto de las estructuras de la compañía”.

Asegura que lo anterior tiene un impacto directo en la imposibilidad de éstas para generar economías de escala y las expone a incumplir la normativa vigente, lo que genera un aumento en los costos y, por tanto, un desmedro directo en la rentabilidad. Sumado a ello, está el inevitable riesgo de elevadas multas que afectan, derechamente, las arcas de la empresa.

En lo que respecta a la asesoría que entregan, señala que los requerimientos y necesidades de las panaderías varían de acuerdo a su tamaño y al nivel de gestión desarrollado. “En este contexto, los industriales que se han expandido abarcando un mercado mayor, han debido profesionalizar su estructura, por lo que tienden a buscar una estandarización de sus procesos y a aumentar las medidas de control (como la definición de ratios de medición de ventas, márgenes y nuevas oportunidades de inversión). En cambio las panaderías de menor tamaño, buscan apoyo en la elección de un software ERP y/o punto de venta, solicitando que nos hagamos cargo de la parametrización, configuración y adaptación a su operación, además de la optimización de sus procesos existentes”.

PRIMERA MIRADA

Sobre la base de los trabajos ya realizados, Toro Isla indica que han identificado dos áreas críticas en la mayoría de los establecimientos del sector, que se traducen en pérdidas o disminución de las ganancias. “La primera se encuentra relacionada con el control de mercadería y cajas, generándose pérdidas diarias y constantes que, al final del año, suman grandes cantidades. La segunda tiene que ver con la falta de cumplimientos en las regulaciones y normativas correspondientes a los recursos humanos, lo que implica importantes multas para las empresas”.

En su opinión, los problemas que se evidencian en el rubro son tanto errores humanos como elementos asociados a una mala gestión. “Gran parte de las panaderías tienen un enfoque de empresa familiar, dado que la mayoría se inició con personas del núcleo de quienes las administran. El conflicto radica en que, al momento en que ellas desean expandirse, profesionalizarse u optimizar sus recursos, al mantener esa mirada de empresa familiar -donde las decisiones tienden a basarse en sensaciones o intuición- no logran hacer el cambio de enfoque que se requiere y no toman determinaciones respecto de la información objetiva que existe ”.

En razón de esto, considera necesario avanzar en profesionalizar la gestión, con lo que se puede obtener un impacto central en el desarrollo y fortalecimiento de las empresas. En el caso de las que ellos han intervenido, su eje ha sido facilitar -a través de una mirada externa- la opción de aumentar la rentabilidad reforzando los procesos y el control, a fin de optimizar los recursos y minimizar la exposición a riesgos.

ETAPAS

La consultoría en general consta de tres etapas. Estas son:

1.- Diagnóstico: Dura aproximadamente un mes, dependiendo de la envergadura de la empresa. Es el período donde se evalúa y detectan tanto los riesgos a los que está expuesta la compañía, como sus principales oportunidades de mejora. En esta etapa se entregan indicaciones concretas para resolver las problemáticas definidas y se proyectan los ahorros anuales esperados al seguir las medidas sugeridas.

2.- Implementación de las mejoras: Se centra en el acompañamiento para implantar los cambios. De esta manera, en conjunto con la panadería y su personal, se asignan roles y responsabilidades y se efectúan capacitaciones en los nuevos procesos. El tiempo de duración es relativo, pero suele fluctuar entre 3 y 6 meses, dependiendo principalmente de las necesidades y la detección de oportunidades de cada cliente.

3.- Seguimiento: Muchas empresas se encuentran interesadas en la realización de visitas mensuales, pensadas en generar instancias de control y capacitación constante de los procesos que se han implementado, así como en desarrollar nuevas mejoras en atención a los requerimientos específicos que aparezcan durante ese período de tiempo.

Si bien el costo de una asesoría depende del tamaño de la empresa, sucursales y la cantidad de procesos que se quieran mejorar, es posible estimar el grado de inversión que se puede requerir en ella. Toro Isla puntualiza que: “sólo como referencia, el diagnóstico para los procesos críticos de una panadería, debiese estar entre las 100 y 200 UF, dependiendo de la cantidad de sucursales. En las etapas 2 y 3, se cobra de acuerdo a la cantidad de horas de consultoría necesarias para llevar a cabo el proyecto y la cantidad de recursos humanos dispuestos para ello. El valor de la hora de consultoría en estas fases, es desde 1,5 UF por profesional”.

En el caso de Reordénate, este gasto implica contar con un equipo de trabajo que integran un ingeniero civil industrial, un contador auditor, un psicólogo y personal especializado en las áreas de inventario. Con ello se aspira a garantizar un enfoque integral. “En nuestro caso, gran parte de nuestros consultores cuentan además con magister o MBA”.

También señala que: “somos una empresa en pleno desarrollo y búsqueda constante de nuevos desafíos, por lo que nos encontramos continuamente ampliando nuestras asesorías en pos de responder a las diversas necesidades de quienes nos contratan”.

Levantamiento de procesos críticos en panadería

Objetivos

  • Estandarizar los procesos críticos de administración y finanzas.
  • Detectar las oportunidades de mejoras en los procesos definidos.
  • Documentar los procedimientos con instructivos.

Metodología

  • Visitas a los locales.
  • Entrevistas y reuniones con las áreas involucradas.
  • Pruebas de auditoria selectiva.

Levantamiento de 3 procesos críticos en los locales existentes

  • Proceso de compras.
  • Proceso de cuadratura de cajas.
  • Proceso de cierre de mes.

Optimización de los 3 procesos críticos antes mencionados

  • Diagramación del proceso de acuerdo a mejores prácticas posibles, en función de los recursos disponibles.
  • Controles sugeridos incorporados al proceso.

Documentación de los procesos definidos anteriormente

  • Realización del procedimiento.
  • Realización de instructivos operativos para las áreas funcionales, en cada uno de los procedimientos establecidos.

Implementación de procesos a través de capacitación

  • Capacitación centralizada de los procesos definitivos.
  • Capacitación por procesos (4 horas por cada uno).
  • Capacitación incluye casuística.

Procesos adicionales

  • Uso y rendición de fondos fijos.
  • Control de ventas.
  • Emisión de pagos.

Otros procesos relevantes que se detecten en el levantamiento.

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